RENCANA STRATEGIS PENGEMBANGAN PKBM

III.1   Pentingnya Rencana Strategis Pengembangan PKBM

Pada dasarnya yang dimaksud dengan strategi bagi suatu PKBM adalah rencana berskala besar yang berorientasi jangka panjang yang jauh ke masa depan serta menetapkan sedemikian rupa sehingga memungkinkan PKBM berinteraksi secara efektif dengan lingkungannya dalam kondisi persaingan yang kesemuanya diarahkan pada optimalisasi pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang bersangkutan. Strategi harus bersifat menyeluruh dan terpadu. Strategi dapat juga dikatakan sebagai suatu rencana yang disatukan, menyeluruh dan terpadu yang mengaitkan keunggulan strategi PKBM dengan tantangan lingkungan dan dirancang untuk memastikan bahwa tujuan utama PKBM dapat dicapai melalui pelaksanaan yang tepat oleh PKBM.

Strategi pengembangan PKBM sangat penting baik di tingkat kelembagaan PKBM maupun di tingkat nasional. Pada tingkat kelembagaan, sumberdaya yang terbatas yang dimiliki oleh msyarakat dan tujuan-tujuan yang sedemikian banyak yang harus dicapai, menuntut adanya suatu strategi PKBM yang baik. Tanpa strategi yang baik akan sulit diperoleh efektivitas dan efisiensi pengembangan suatu PKBM tertentu. Pada tingkat nasional, keberadaan strategi pengembangan PKBM akan memberikan suatu kerangka bersama seluruh pihak yang terkait dalam rangka membangun PKBM sebagai salah satu satuan pendidikan, membangun PKBM sebagai salah satu wahana pembangunan nasyarakat secara menyeluruh dan membangun PKBM sebagai agen pembangunan berkelanjutan di tingkat akar rumput. Keberadaan strategi ini akan menolong masing-masing pihak yang terlibat  untuk saling memberikan kontribusi terbaiknya dan secara simultan terjadi sinergi dari keseluruhan upaya yang dilakukan tersebut.

III.2     Perumusan Visi, Misi dan Nilai-Nilai Suatu PKBM

Langkah awal dalam perumusan strategi PKBM adalah penetapan visi PKBM. Visi merupakan bayangan cermin mengenai keadaan internal dan kehandalan inti suatu PKBM di masa yang akan datang. Seringkali pengertian visi tertukar dengan pengertian misi. Visi adalah gambaran tentang masa depan yang realistik dan ingin diwujudkan dalam kurun waktu tertentu yang cukup panjang. Visi menjawab pertanyaan ‘kita ingin menjadi seperti apa’. Visi adalah pernyataan tentang keadaan kita di masa datang yang kita inginkan. Visi harus dapat memberikan kepekaan yang kuat tentang fokus dari suatu PKBM.

Pernyataan visi PKBM perlu diekspresikan dengan baik agar mampu menjadi tema yang mempersatukan semua pihak di PKBM bahkan juga di tengah-tengah komunitas dimana PKBM berada, menjadi media komunikasi dan motivasi semua pihak, serta sebagai sumber kreativitas dan inovasi PKBM. Kriteria pembuatan visi meliputi antara lain :

-          visi bukanlah fakta, tetapi gambaran pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan

-          visi dapat memberikan arahan mendorong anggota PKBM untuk menunjukkan kinerja yang baik

-          dapat menimbulkan inspirasi dan siap menghadapi tantangan

-          menjembatani masa kini dan masa datang

-          gambaran yang realistik dan kredibel dengan masa depan yang menarik

-          sifatnya tidak statis dan tidak untuk selamanya.

Suatu visi PKBM agar menjadi realistik, dapat dipercaya dan meyakinkan, serta mengandung daya tarik, maka dalam proses pembuatannya perlu melibatkan semua pemangku kepentingan (stakeholder). Selain keterlibatan berbagai pihak, visi perlu secara intensif dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait dengan PKBM sehingga merasa sebagai pemilik dari visi itu. Visi sebaiknya dibuat dalam kalimat yang singkat sehingga mudah diingat dan dijadikan sebagai komitmen.

Visi yang telah diperoleh harus diterjemahkan ke dalam arah yang lebih pragmatis dan konkrit yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan target, prioritas dan aktivitas. Untuk itu diperlukan pernyataan misi yang lebih tajam dan lebih rinci jika dibandingkan dengan visi. Sehingga visi lebih merupakan keadaan masa datang sedangkan misi lebih merupakan cara untuk mencapainya.

Misi adalah pernyataan mengenai hal-hal yang harus dicapai PKBM bagi semua pihak yang berkepentingan di masa datang.  Pernyataan misi mencerminkan tentang segala sesuatu penjelasan tentang pelayanan yang ditawarkan PKBM. Pernyataan misi haruslah :

-          menunjukkan secara jelas mengenai apa yang hendak dicapai oleh PKBM dan bidang kegiatan utama dari suatu PKBM

-          secara eksplisit mengandung apa yang harus dilakukan untuk mencapainya

-          mengundang partisipasi masyarakat yang luas terhadap perkembangan bidang utama PKBM

Dalam mencapai visi dan misi, dibutuhkan suatu nilai-nilai yang akan mengarahkan semua pihak terkait bagaimana harus melaksanakan tugas masing-masing setiap harinya. Nilai-nilai adalah kriteria tentang kebaikan dan kebenaran yang diyakini dan diterapkan dalam kehidupan PKBM, sehingga menjadi norma yang diyakini dalam kehidupan individu. Nilai adalah pedoman yang dibuat dan dianut oleh PKBM sehingga mengikat semua pihak  terkait di PKBM untuk berperilaku sesuai dengan nilai-nilai yang dianut itu. Kriteria nilai-nilai adalah :

-          Kriteria tentang kebaikan dan kebenaran yang diyakini dan diterapkan dalam kehidupan PKBM

-          Faktor penggerak perilaku PKBM dan mendorong keunggulan setiap orang di PKBM

-          Mampu mengklarifikasi ekspektasi kinerja mutu

-          Menghargai semua stakeholder

-          Sangat menentukan pencapaian visi dan misi

-          Perilaku pimpinan sebagai teladan.

III.3     Melakukan Analisis Lingkungan PKBM  (Analisis SWOT)

PKBM  hidup dalam suatu lingkungan yang selalu saling berhubungan dan mempengaruhi. Sehingga untuk mempertahankan keberlanjutan PKBM, perlu dikenali dan dikuasai berbagai informasi lingkungan strategik PKBM. Untuk menghasilkan suatu strategi PKBM yang tepat dibutuhkan adanya suatu analisis lingkungan strategik PKBM. Tujuan analisis lingkungan ini adalah untuk mengenali kekuatan dan kelemahan internal PKBM dan memahami peluang serta tantangan eksternal sehingga PKBM dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang akan terjadi di masa datang.

Langkah awal dalam analisis lingkungan adalah melakukan identifikasi berbagai sumber informasi yang akan digunakan. Sumber informasi ini dapat dibagi menjadi 3 level, yaitu lingkungan tugas, lingkungan lembaga, dan lingkungan makro. Yang dimaksud dengan lingkungan tugas adalah sumber-sumber informasi yang berhubungan dengan tugas pokok dan fungsi. Lingkungan lembaga meliputi sumber sumber informasi berkaitan dengan berbagai organisasi dan lembaga lain yang berkaitan dengan  PKBM. Sedangkan lingkungan makro adalah sumber-sumber informasi yang meliputi sektor sosial, ekonomi, politik, ilmu pengetahuan  dan teknologi, dan lain-lain yang dapat memberikan pengaruh terhadap PKBM baik secara langsung maupun tidak langsung.

Dalam melakukan analisis lingkungan PKBM perlu memperhatikan segala kondisi, situasi, keadaan, peristiwa dan pengaruh-pengaruh di dalam dan di sekeliling PKBM yang berdampak pada kehidupan PKBM berupa kekuatan internal, kelemahan internal, peluang eksternal dan tantangan/ancaman eksternal.

Yang dimaksud dengan kekuatan internal (Strength) adalah situasi dan kemampuan internal yang bersifat positif yang memungkinkan PKBM meraih keuntungan strategis dalam mencapai visi dan misi. Kelemahan internal (Weakness) adalah situasi dan faktor-faktor yang berasal dari dalam PKBM yang bersifat negatif dan dapat menghambat PKBM dalam mencapai visi dan missi. Yang dimaksud dengan peluang eksternal (Opportunity) adalah situasi dan faktor-faktor luar PKBM yang bersifat positif dan dapat membantu PKBM dalam mencapai visi dan misinya. Yang dimaksud dengan tantangan/ancaman eksternal (Threat) adalah situasi dan faktor-faktor luar PKBM yang bersifat negatif dan dapat menghambat ataupun mengakibatkan PKBM gagal dalam mencapai visi dan misinya.

Setelah dilakukan analisis lingkungan maka akan diperoleh peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki oleh PKBM. Dalam analisis tersebut juga perlu dikritisi signifikansi dari setiap butir analisis dan dibandingkan satu dengan yang lain untuk memahami lebih jauh. Salah satu cara efektif dan sederhana dalam mengolah hasil analisis SWOT adalah dengan mengkonfrontasikan setiap butir analisis tersebut satu dengan yang lainnya. Dari setiap perbandingan dan konfrontasi tersebut dapat dikembangkan suatu asumsi strategi tertentu untuk memberikan solusi terhadap kesenjangan (gap) yang ada. Hasilnya dapat dikonfrontasikan dengan visi, misi, dan nilai-nilai untuk melihat berbagai kemungkinan-kemungkinan yang paling menguntungkan bagi pencapaian visi dan misi PKBM, yang selanjutnya kemungkinan-kemungkinan ini sering disebut sebagai rumusan startegi PKBM.

III.4     Penetapan Rencana Aksi PKBM

Sebelum PKBM menetapkan target-target yang harus dicapai sebagai wujud dari rencana aksinya, maka perlu dirumuskan lebih dahulu tujuan-tujuan dari PKBM. Pencapaian tujuan dapat menjadi tolok ukur untuk menilai kinerja PKBM. Tujuan PKBM dapat bersifat kualitatif dan kuantitatif. Ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam perumusan tujuan PKBM, yaitu :

-          Tujuan harus serasi dan harus lebih mengklarifikasi visi, misi, dan nilai-nilai yang sudah ditetapkan sebelumnya

-          Tujuan biasanya bersifat jangka lebih panjang dan dirumuskan dalam beberapa tujuan yang tidak terlalu banyak, umumnya sekitar 2 sampai 3 tujuan

-          Tujuan cenderung secara esensial tidak berubah kecuali terjadi pergeseran lingkungan atau dalam hal isu strategis tertentu, hasil yang diharapkan telah tercapai

-          Tujuan harus dapat mengatasi kesenjangan antara tingkat pelayanan dan kondisi saat ini dan yang diinginkan

-          Tujuan menggambarkan hasil yang diinginkan dan arah yang jelas tetapi belum menetapkan ukuran-ukuran spesifik

-          Tujuan harus menantang, namun realistik untuk dicapai

Target PKBM merupakan penggambaran yang lebih spesifik, konkrit dan rinci tentang hasil yang ingin dicapai melalui dan tindakan-tindakan yang ingin diambil dalam mencapai tujuan PKBM yang telah ditetapkan sebelumnya. Target mengungkapkan secara spesifik tugas yang harus dilaksanakan dalam jangka pendek. Target merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari suatu proses perencanaan strategis PKBM. Target haruslah fokus pada aksi yang bersifat spesifik, agresif, dapat diukur, dapat dicapai, berorientasi hasil, dan berbatas waktu. Target juga harus mengindikasikan dengan jelas berapa alokasi anggaran dan sumber-sumber yang akan mendukung pelaksanaan kegiatannya. Keseluruhan akumulasi pencapaian target haruslah meyakinkan akan dengan sendirinya mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ada beberapa pertanyaan yang dapat dipertimbangkan dalam menyusun target :

-          Jika serangkaian tindakan ini diimplementasikan apakah masuk akal bahwa semua tujuan akan tercapai?

-          Berapa biaya yang dibutuhkan dan keuntungan yang diperoleh untuk serangkaian tindakan yang dihasilkan?

-          Apakah rangkaian tindakan yang akan diambil akan berdampak positif atau negatif kepada setiap tujuan yang ada?

-          Apakah target tertentu tergantung pada keberhasilan implementasi target lainnya?

-          Jika diperlukan perubahan, berapa lama waktu yang diperlukan?

-          Adakah kendala yang akan terjadi?

-          Setelah diimplementasikan apakah dibutuhkan perubahan prosedur tertentu?

-          Jika ya apa dampaknya bagi PKBM?

-          Langkah-langkah apa saja lagi yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan rangkaian tindakan yang ada dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tiap langkah?

Setelah diperoleh target-target operasional yang spesifik, dilanjutkan dengan penyusunan rencana kerja operasional. Rencana kerja operasional adalah tingkatan dimana hasil aktual dari suatu target dilaksanakan. Rencana kerja operasional menggambarkan siapa yang akan bertanggungjawab atas setiap langkah, dan kapan langkah tersebut harus selesai. Proses penyusunan rencana kerja operasional adalah sebagai berikut :

-     Merinci rencana kerja operasional dalam langkah-langkah

-     Menentukan penanggungjawab implementasi rencana

-     Mengatur kerangka waktu penyelesaian rencana

-         Menentukan sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana

dicopy dari  http://pkbm-indonesia.com/konsep_pkbm